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Quando si parla di appropriazione indebita, si parla di un reato che può rappresentare un serio pericolo, sia che si tratti di aziende private che, subendo un torto del genere, rischiano di fallire o, comunque, di avere seri danni alla propria immagine, sia che si tratti della Pubblica Amministrazione e, quindi, di funzionari pubblici che commettono questo tipo di reato, il che può essere ancora più grave.

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Tutto questo dimostra la gravità rappresentata da questo reato, che deve essere prevenuto, in modo da evitare conseguenze nefaste.

-L’appropriazione indebita non è il furto.

È importante chiarire che l’appropriazione indebita non è sempre da considerare una forma di furto o un atto di furto, poichè tali definizioni riguardano specificamente l’assunzione di qualcosa che non appartiene a chi si impossessa dei beni. Invece, l’appropriazione indebita è, più generalmente, un atto che nasconde in modo ingannevole i beni di una o più persone a cui sono stati affidati tali beni. La persona incaricata di tali attività, quindi, può o non può avere una partecipazione azionaria in tali attività stesse.

Nel caso in cui si tratti di una forma di furto, distinguere tra appropriazione indebita e furto può essere complicato. La distinzione è particolarmente difficile quando si tratta di appropriazione indebita di proprietà da parte dei dipendenti. Per dimostrare appropriazione indebita, quindi, si deve dimostrare che il dipendente aveva il possesso dei beni “in virtù del suo impiego”, cioè che il dipendente aveva formalmente l’autorità per esercitare un controllo sostanziale sui beni. In genere, nel determinare se il dipendente ha un controllo sufficiente, dovranno essere esaminati fattori come il titolo di lavoro, la descrizione del lavoro e le particolari pratiche operative dell’azienda o dell’organizzazione. 

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-Metodi di appropriazione indebita.

L’appropriazione indebita, a volte, comporta la falsificazione dei dati, in modo da nascondere l’attività. Infatti, alcuni programmi di appropriazione indebita di grande successo sono continuati per molti anni prima di essere scoperti, a causa della capacità di appropriazione indebita di nascondere la natura delle transazioni o la loro abilità nell’ottenere la fiducia di investitori o clienti, che sono riluttanti a “testare” l’appropriazione indebita forzando un prelievo di fondi.

Una tecnica intelligente impiegata da molti malversatori può essere coperta, appunto, attraverso una falsificazione dei dati, ad esempio, rimuovendo una piccola somma di denaro e falsificando il registro; un altro metodo è quello di creare un falso account fornitore e fornire fatture false alla società che viene derubata, in modo tale che i controlli che vengono tagliati appaiono completamente legittimi; altro metodo ancora è quello relativo alla creazione di dipendenti fantasma, i quali verranno poi pagati con gli assegni dei salari.

Gli ultimi due metodi dovrebbero essere scoperti abbastanza normalmente, attraverso i controlli di routine, anche se questo può non accadere se il controllo non è sufficientemente approfondito, considerando il fatto che i documenti sembrano essere apparentemente in ordine. 

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Il primo metodo, invece, è più facile da rilevare se tutte le transazioni avvengono tramite assegno o altro strumento, ma se molte transazioni sono in contanti, allora, è molto più difficile da identificare. I datori di lavoro hanno sviluppato una serie di strategie per affrontare questo problema e, infatti, i registratori di cassa sono stati inventati proprio per questo motivo.

Alcune delle forme di appropriazione indebita più complesse e, potenzialmente, molto più redditizie, coinvolgono schemi finanziari in cui gli alti rendimenti ai primi investitori vengono pagati con fondi ricevuti da investitori successivi, ingannati nel credere che essi stessi ricevano l’ingresso in uno schema di investimento ad alto rendimento.

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-Come difendersi dall’appropriazione indebita.

Controlli interni come la separazione delle funzioni sono difese molto comuni contro l’appropriazione indebita. Un esempio di ciò può essere quello che si verifica nell’ambito di una sala cinematografica, dove un dipendente vende il biglietto e un altro dipendente prende il biglietto e lascia entrare il cliente nel teatro. Poiché un biglietto non può essere stampato senza verificarne la vendita sul computer e il cliente non può entrare nel teatro senza avere un biglietto, entrambi questi dipendenti dovrebbero potersi accordare segretamente per fare in modo che l’appropriazione indebita non vada inosservata. Ciò riduce di molto la possibilità di furto, a causa della maggiore difficoltà nel riuscire ad organizzare tale cospirazione e della probabile necessità di dividere i proventi tra i due impiegati, il che riduce molto il guadagno per ciascuno e, quindi, non è qualcosa che attira molto.

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Un altro metodo per scoraggiare l’appropriazione indebita consiste nel trasferire regolarmente e inaspettatamente i fondi da un consulente o da una persona alla quale sono stati affidati ad un’altra persona, proprio nel momento in cui questi fondi dovrebbero essere disponibili per il ritiro o per l’uso, in modo da garantire che l’intero ammontare dei fondi sia disponibile e nessuna parte del risparmio sia stata sottratta dalla persona a cui sono stati affidati i fondi o i risparmi.